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  • Excelでの顧客管理を卒業しませんか

2021.02.09

帝国データバンクが2020年7月に実施した『顧客管理実態に関するアンケート』によると、利用する顧客管理システムに対する回答で「ExcelやAccess」が45.0%と半数近くの回答がありました。

オフィス系の表計算やデータベースソフトは汎用性が高く、様々な用途で利用することができます。特にExcelはちょっとしたリストを作成して報告・共有する場合は、非常に有用です。関数やマクロを使用すれば、簡単なフォーマット表示や集計も可能なため、ビジネスパーソンの多くが普段の業務で利用することも多いでしょう。
しかし、顧客管理となると、多くの項目を保持する必要があり、Excelで運用すると無理が生じます。例えば、企業の属性に関する情報をデータベースとして管理すると、横に項目が並んでいきます。また、用途に応じて様々な情報を保持して顧客の分類を行おうとすると、項目数はあっという間に数十項目になってしまいます。さらには、データが揃ったとしても、それを活用していくうえでは、いくつかのデメリットがあります。

では、Excelで顧客情報を管理するとどのようなデメリットがあるのかを見ていきましょう。

クラウドツールによる顧客管理のススメ

図1 利用する顧客管理システム
複数名での同時作業に不向き
ファイルを共有する機能はありますが、レコードの追加や削除などがあると正しく更新されないことがあります。表形式で見ているため、行を誤って入力してしまい、他人の情報を上書きしてしまうミスも発生してしまいがちです。


検索効率の低下
例えば、1,000件のリストから条件で絞り込んだリストを作成するケースでは、「フィルター」機能を使用します。2,3の条件の場合は特に問題なく作業できますが「10項目でフィルターを設定した後、3つ目の項目を変えたい」、「フィルターを設定したい項目のセル位置が離れており、何度も左右のスクロールをしなければいけない」など、条件の数が多くなるほど、絞り込みに要する時間がかかります。既にデータが揃っている状態にもかかわらず、検索をするだけで疲れてしまっては、業務の生産性は確実に落ちてしまいます。


必要なリスト作成が面倒
条件設定した顧客リストを別のファイルで用意して作業するシーンも多くあるかと思いますが、元となるファイルからコピーしたり、不要な行を削除するなど手作業が多く発生します。なかには、元ファイルを誤って作業してしまい、復旧させることが大変だったという経験をお持ちの方もいるのではないでしょうか。


情報の追加、履歴情報の蓄積に手間がかかる
企業の情報は常に変化しますが、年に1度は更新される売上や利益といった業績は営業面・管理面双方の観点からも履歴を把握しておきたいところです。Excel管理しようとすると、「決算年月」「売上高」「利益」について履歴を残しておきたい年数分の項目を用意する必要があり、売上や利益の増減で検索したい場合は、さらに項目は増えます。
情報を更新する際には、関数を使って追加用データを元データに統合するといった作業が必要になります。業績であれば、直近の業績を追加し、不要となった過去の業績を削除するなど、フォーマットに合わせた作業は非常に煩雑なものになるでしょう。


複雑にマクロが組み込まれ、作成者しか改修ができない
これまでに挙げた不都合を解消するために、社内にスキルをもった人材がいれば関数やマクロを駆使して、使い勝手の良いツールを作成することは可能です。しかし、作成者が異動や退職でいなくなってしまうと、どのように設計されているかがわからずに改修できないという問題が起きがちです。


ファイルの添付ができない
契約書などの文書を合わせて管理したいというケースもあるでしょう。契約書のPDFファイルをサーバーの特定フォルダに保存し、Excelでハイパーリンクを設定すれば可能ですが、ファイルが複数になると、それだけの項目数が必要になります。


簡単に持ち出しができてしまうセキュリティ面の不安
Excelファイルは、USBメモリーへのコピーやメール添付などにより、簡単にファイルごと持ち出しができてしまうというリスクがあります。顧客情報という重要かつ機密情報であるため、漏洩のリスクはできる限り下げておく必要があります。
図2 DataDrive BasicCloudで解消できること
このようなデメリットを解消する手段として、世の中では多くのクラウド型の顧客管理ツールが提供されています。利用ID数に応じた月額制のため、導入のハードルも非常に低くなっています。顧客管理ツールに他システムを連携すれば、参照できる顧客情報の範囲は広がりますし、BIツールを連携すれば、様々な分析が可能になります。しかし、連携までは必要ないという場合、多くの顧客管理ツールでは、Excelやcsvのエクスポート機能がありますので、マスタはクラウドツールで一元管理し、クラウドツールの機能で対応できない個別の集計やリスト抽出はエクスポートすることで、目的に応じたデータ・資料を作成することができます。クラウドツールとExcelを上手く使い分けるとよいでしょう。
帝国データバンクでも、取引先、与信情報管理、営業等の情報を一元管理するツール「DataDrive BasicCloud」を提供しており、Excelによる顧客管理のデメリットを解消することができます。
「DataDrive BasicCloud」の特徴は、帝国データバンクが保有する各種データベースと直結しているため、リアルタイムに情報を取得できることです。また、1社1コードのTDB企業コードを付与しているため、企業の重複登録を防ぐことや企業単位での情報蓄積を正しく行うことが可能になります。COSMOS2に収録される項目は100以上あり、その情報すべてをExcelで活用することは難しいため、企業情報をもっと活用したいとお考えの方は、以下の体験デモから画面や操作感をお試しください。

体験デモ
https://www.tdb.co.jp/lineup/datadrivebasiccloud/taikendemo/DDBC000.htm

DataDrive BasicCloudの詳細はこちら
https://www.tdb.co.jp/lineup/datadrivebasiccloud/index.html



執筆:営業推進部 貞閑 洋平

※本文は個人的な見解であり、所属する会社、組織とは全く関係ありません。

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