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  • 【ウェビナーレポート】DataDrive活用クリニック~申請情報機能の活用~

2020.09.08

新型コロナウイルス感染拡大防止のため、多くの企業が試行錯誤で在宅勤務を実施し、情報の共有や資料のやりとりに苦労された方も多いのではないでしょうか。在宅勤務の中で与信管理業務をどのようにすればよいのかというご相談を弊社にいただく機会も増えてきています。
「起案」「判断」「決裁」「管理」という与信申請プロセスを在宅勤務下において実現する企業データベースと顧客管理ツール「DataDrive BasicCloud」の活用を紹介したウェビナーをレポート形式でまとめました。

■担当講師
株式会社帝国データバンク
営業推進部 営業開発課 鈴木 貴之

与信管理業務の在宅勤務に関する意識調査

今年2月と5月に「与信管理業務の在宅勤務導入に関する意識調査」を行いました。与信管理業務における在宅勤務の導入状況をみると、5月調査では39.6%と2月の10.2%から4倍近く上昇しました。緊急事態宣言を受けて在宅勤務導入に踏み切ったと考えられます。在宅勤務を「毎日」実施しているという回答は全体の1/4以上の28.1%でした。「週に3~4日」と合わせると68.7%が1週間の半分以上を在宅で与信管理をしているようです。

在宅勤務で与信管理業務は困難であると考えているのは1割程度でした。可能な業務範囲を見ると、「企業情報の確認」が約8割程度で、「取引可否判断」「与信限度額設定」「格付け」「審査部門所見の作成」「申請・承認のワークフロー」などが、4~5割程度という結果でした。これらの業務を在宅で行うためには、システム環境を整えることで解決できる部分が多くなります。

しかしながら、3割以上が「会社の外で企業情報を閲覧できる環境はない」と回答しており、こういった企業は生産性向上の余地は相当にあるのではないかと思います。また、在宅勤務の障壁をみますと、環境の他には、「ペーパーレス化の推進ができていない」「クラウドに対するセキュリティ面の懸念」「部署間のコミュニケーションがとれない」などが3割前後ありました。例えば、ペーパーレス化が進まなければ、エクセルで与信申請書を作成、書類への押印が必要、関係者が出社していないことで部署間のやりとりが煩雑になるなどの問題が発生します。

与信管理業務プロセスごとの在宅勤務時の課題

図表1 与信管理業務プロセスごとの課題
一般的な与信管理業務のプロセスを「起案」「判断」「決裁」「管理」の4つにわけて、それぞれの課題をみていきます(図表1)。

まず、起案のタイミングでは、営業担当によって商談がまとまり取引申請書を作成して起案しますが、その際に企業情報を確認する必要があります。企業情報の確認が限られた担当者しかできない、出社しなければ確認できないことがあると、在宅勤務時に起案することが難しくなります。また、取引申請書に記載する売上や業種などの企業概要情報や自社の債権情報や過去の取引実績などが複数のデータベースに点在しているとそれらを集める必要があり、在宅時に社内インフラにアクセスしにくいケースでは問題が生じます。
作成された申請書をもとに審査部門が格付け、与信限度額の設定などの判断をしますが、「申請書に記載された情報が誤っている」「申請書の修正依頼をする」「紙ベースでのやりとりに時間がかかる」などの課題があります。
決裁フローにおいて、申請書に押印をして回付するというフローの場合、在宅勤務下では、書類がストップし影響が大きいでしょう。
承認された申請書を紙でファイリングして会社に保管している場合、在宅時に確認できません。ファイリングされた状態ですと、過去の情報を探すことも一苦労です。このように、従来出社して当たり前のように行っていた与信管理業務が、環境が整っていない在宅勤務下では対応できないことがあります。

与信申請業務の効率化

図表2 申請書イメージ
先ほど申し上げたことは、課題の一例ですが、当てはまるものがあれば改善の余地が大いにあります。
弊社が提供する顧客管理ツール「DataDrive BasicCloud」を活用することで、在宅勤務下でも与信申請業務を行うことができます。弊社が保有する企業データベースとつながっており、最新情報を取得し蓄積していくことが可能です。クラウドサービスですので複数名の利用が可能で、情報の共有も容易です。

ウェビナーでは以下の内容をデモンストレーションで説明し、与信申請業務を効率化させるヒントをお伝えしました。
・企業の検索
・自社情報(与信限度額、債権残高、取引先コードなど)の登録
・取引先窓口情報の登録
・申請書作成/エクスポート


申請書に必要な商号、住所、電話番号、業績、資本金といった情報は、弊社が保有する企業概要データベースCOSMOS2の情報が自動的に反映されるというのがポイントです。つまり、入力や転記の作業は不要となり、かつ入力ミスをなくすことができます(図表2)。
また、審査所見の欄もあるため入力した申請書をメールやコミュニケーションツールを利用すればペーパーレスの運用が可能になります。当然、この情報は保存されますので、複数部門の方が閲覧可能で、過去の申請も容易に検索できます。
コロナ禍において働き方や業務の変革を迫られる企業様も多い方思いますが、今後、情報のデジタル化は益々進んでいく流れにあり、顧客情報を一元化して組織的にデータ活用していくことが求められていくでしょう。
与信管理についても同様ですので、業務の効率化やデータ整備、顧客管理全般などでお困りのことがあれば、お気軽に弊社までご相談ください。

DataDrive BasicCloud体験デモ/トライアルのご案内

DataDrive BasicCloudの操作感を体験していただくために、2つの環境をご用意しています

・体験デモ
赤枠の機能を押下すると、画面遷移の操作感を体験いただけます
https://www.tdb.co.jp/lineup/datadrivebasiccloud/taikendemo/DDBC000.htm

・トライアル
企業概要データベースCOSMOS2を取り込んでツールを操作いただけます
https://pages.tdb.co.jp/DDBC-trial.html

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